7 Tips Kerja Sama Efektif dengan Rekan di Kantor Luar Negeri

Kalau kamu kerja di perusahaan multinasional, ada kemungkinan harus sesekali kolaborasi dengan rekan yang ada di luar negeri.

Semakin banyak orang yang terlibat, semakin banyak pula tantangannya. Baik itu miskomunikasi karena beda bahasa, beda budaya kerja, beda zona waktu, dan lain sebagainya.

Lalu, adakah cara yang efektif untuk bisa kerja sama dengan rekan tim di luar negeri?

Tips Kerja yang Efektif dengan Rekan di Luar Negeri

Meski banyak tantangannya, bekerja di sebuah tim global juga banyak keuntungannya.

Berinteraksi dengan beragam manusia dari lingkungan dan latar belakang berbeda akan membuka pikiran kita terhadap ide-ide serta perspektif baru.

Tidak hanya ini bermanfaat untuk kemajuan diri sendiri, tapi juga produktivitas dan kesuksesan bisnis.

Jadi, bagaimana cara kerja yang efektif dan efisien bersama rekan di luar negeri?

1. Luangkan waktu untuk saling kenal di luar pekerjaan

Kita bisa saling mengenal lebih baik ketika semua anggota tim berbasis di kantor yang sama. Kita tahu si A yang mana, si B duduk di mana, dan bahkan suka jajan bareng dengan si C.

Tentu beda rasanya jika rekan kerja kita di luar negeri. Komunikasi sehari-hari kebanyakan lewat chat atau via email, mungkin sesekali konferensi video.

Akan tetapi, teknologi tidak “memanusiakan” manusia. Kita tidak bisa mendapat momen-momen kecil tapi berharga seperti ngobrol santai di pantry kantor, atau gosip bareng di lift.

Bekerja dalam tim global bukan sekadar mengerjakan sebuah proyek bersama.

Maka itu, Communicaid menyarankan sempatkan berinteraksi dan ngobrol hal-hal lain di luar kerjaan dengan rekan kerja kamu yang ada di luar negeri.

Cara ini akan sangat membantu untuk membangun tim dan mengenal lebih dalam seperti apa mereka sebetulnya.

Obrolan ringan dan interaksi sosial dapat menambah pengetahuan tentang masing-masing budaya, juga pertemanan, selain itu kamu juga bisa:

• Ucapkan ulang tahun atau selamat hari raya ketika ada yang merayakan.
• Cobalah iseng minta rekomendasi tempat makan atau tempat wisata apa yang wajib dikunjungi di negaranya.

Ketika kita saling mengenal secara personal, ini akan lebih memudahkan interaksi saat bekerja, lho!

2. Cocokkan time zone

© Freepik.com

Ketika kerja di perusahaan multinasional, besar kemungkinan rekan satu tim tinggal di negara yang zona waktunya berbeda jauh dengan kita di Indonesia.

Mungkin mereka di Eropa, yang selisih waktunya bisa kira-kira enam sampai delapan jam lebih lambat dengan Jakarta.

Perhatikan betul perbedaan waktu ini supaya kamu tidak melanggar waktu pribadi mereka.

Sebisa mungkin jangan mengirim email atau obrolan untuk membahas pekerjaan di luar jam kantor mereka.

Caranya, tambahkan zona waktu dari masing-masing kantor cabang di widget World Clock yang ada di laptop kamu.

Selain itu, jadwalkan kirim email lebih cepat menggunakan alat seperti Sahabat karib.

Dengan alat ini, kamu bisa mengirim email hanya khusus di jam kantor penerima, sehingga tidak mengganggu waktu pribadinya.

Dengan cara ini, segala permintaan yang kamu minta akan ditepati sesuai jadwal yang realistis, dan undangan meeting akan dijadwalkan di jam kerja yang wajar ketika semua orang masih berada di jam kerjanya masing-masing.

3. Catat hari libur nasional di setiap negara

© androidcentral.com

Setiap negara punya tanggal merahnya masing-masing. Setiap orang pun menghormati dan merayakan hari raya dengan cara yang berbeda.

Maka, catat setiap hari libur nasional dan keagamaan di masing-masing negara. Perhatikan pula mana tanggal merah yang paling penting bagi setiap individu.

Sebagai contoh, jangan sampai salah menjadwalkan waktu pertemuan, apalagi perjalanan bisnis, selama Diwali.

Diwali adalah salah satu festival paling penting dalam kebudayaan India, yang bisa berlangsung selama 5 hari.

Artinya, kemungkinan besar seluruh rekan kerja kamu yang ada di India akan libur selama 5 hari berturut-turut.

Cek dan ricek pula mana negara yang merayakan liburan “umum” seperti Natal, Paskah, Imlek, dan Idul Fitri.

4. Komunikasi harus jalan terus

© Freepik.com

Komunikasi yang sering penting untuk tim global.

Pertemuan yang dijadwalkan rutin dapat memungkinkan setiap anggota tim untuk bertukar informasi dan pengetahuan, untuk belajar dari pengalaman satu sama lain, dan untuk saling memperbarui perkembangan.

Maka, penting untuk memiliki media komunikasi yang terstandarisasi dalam perusahaan agar jalur komunikasi bisa dipantau bersama-sama.

Sebagai contoh, jika kantor pusat berkomunikasi dengan setiap kantor cabang via Slack, maka setiap kantor cabang juga harus punya akses ke Slack untuk komunikasi dengan rekan kerja di luar negeri.

Gunakan saja perangkat lunak kolaboratif berbasis cloud seperti Google Drive atau Dropbox yang dapat diakses semua orang di setiap waktu, lalu lacak kemajuan dan ikuti komentar anggota tim.

5. Akui adanya perbedaan budaya

© kathimerini.gr

Jangan menggeneralisasi, membuat stereotip, atau berasumsi terutama tentang orang-orang yang belum pernah kamu temui dan budaya yang tidak kamu pahami betul.

Hanya karena anggota tim kamu di Jepang lancar berbicara bahasa Inggris, jangan langsung menganggap bahwa nilai budayanya sama dengan rekan kerja kamu di Amerika Serikat.

Terbukalah untuk diskusi demi melebur perbedaan tersebut agar kamu dan rekan kerja di luar negeri bisa bekerja lebih efektif.

Jangan biarkan bias budaya menghalangi. Mintalah saran dari teman atau rekan kerja di luar negeri yang akrab dengan kebiasaan setempat saat masalah khusus muncul.

Ketika bingung, ajukan pertanyaan terbuka kepada mereka untuk menggali lebih dalam.

Kamu mungkin menemukan beberapa wawasan yang menarik dan bermanfaat untuk kemudian hari.

6. Pastikan setiap orang berpartisipasi

© Freepik.com

Coba amati bagaimana tim kamu bekerja sama selama ini, dan tetapkan strategi yang memungkinkan semua orang bicara dalam pertemuan.

Apalagi dengan adanya perbedaan bahasa yang mungkin membuat rekan kerja kamu di luar negeri ragu-ragu untuk angkat bicara.

Ini dapat mencakup apa saja mulai dari strategi untuk mengatasi perbedaan pendapat atau menyelesaikan konflik secara konstruktif, hingga strategi untuk menyeimbangkan partisipasi.

Tetapkan aturan komunikasi di pertemuan untuk memastikan inklusivitas dan keterlibatan.

7. Minimalkan kesalahpahaman berbahasa

Sumber: Paperrater.com

Bahasa kita sehari-hari biasanya dibumbui oleh idiom-idiom (slang) tertentu yang mungkin membuat orang lain salah paham. Sebagai contoh:

• Jika rekan kerja kamu di AS butuh proyek diselesaikan “dari sup hingga kacang-kacangan,” kamu mungkin berpikir mereka sedang merencanakan makan siang. Padahal, maksud mereka adalah agar proyek tersebut diselesaikan secara menyeluruh, dari awal hingga akhir.
• Jika rekan kerja kamu ada di Inggris, ia mungkin curhat tentang pekerjaannya dengan berkata “Saya menyukai proyek pertama yang kami lakukan bersama, tapi yang ini adalah ceret ikan yang berbeda ”. “Ketel ikan yang berbeda” adalah idiom yang mengacu pada alternatif atau hal yang berbeda sama sekali. Jadi yang ia maksud adalah, dulu dia senang mengerjakan proyek bersama kamu tapi proyek barunya tidak, mungkin karena ada alasan tertentu.

Nah, pemakaian idiom-idiom seperti ini sebaiknya dihindari di tempat kerja. Jika kamu ingin meminta sesuatu, katakanlah dengan bahasa yang jelas dan dimengerti semua orang.

Meski sepele, kesenjangan ini bisa saja menimbulkan miskomunikasi dan kesalahpahaman di dalam tim.

Itulah tujuh tips ampuh agar komunikasi dengan rekan kerja di kantor luar negeri tetap berjalan lancar.

Ketahui lebih jauh tentang tips komunikasi dan trik kerja produktif lain dari Eksekutif. Kamu bisa mendapatkannya dengan bergabung pada buletin Kilau.

Selain itu juga, kamu bisa belajar dari pakarnya di webinar Eksekutif ExpertClass.

Semuanya bisa kamu dapatkan dengan mendaftarkan akun profesionalmu di Eksekutif. Klik di sini, sekarang!